Проформа-инвойс и инвойс: в чём разница

В международной торговле документы — это не просто формальности, а рабочие инструменты, которые регулируют расчёты, логистику и таможенное оформление. Часто компании, только начинающие внешнеэкономическую деятельность (ВЭД), путают инвойс и проформа-инвойс, считая их взаимозаменяемыми. Однако у этих документов — разная правовая сила, назначение и момент применения.

Разберёмся, что собой представляет каждый документ, зачем он нужен и как не допустить ошибок при оформлении.

Коммерческий инвойс: что это такое?

Инвойс (commercial invoice) — это официальный бухгалтерский документ, выдаваемый продавцом покупателю после заключения сделки. Он подтверждает факт продажи товаров и содержит полную информацию о поставке:

• наименование и количество товаров;
• стоимость единицы и общая сумма;
• условия поставки (Incoterms);
• реквизиты сторон;
• данные о платеже;
• страна происхождения товара.

Этот документ необходим для таможенного оформления, постановки на учёт ВЭД-сделки, расчёта пошлин и НДС.

Пример: китайский поставщик отгрузил груз и выдал инвойс на 10 000 USD — на его основе покупатель сможет подать декларацию и растаможить товар.

Зачем нужен инвойс в международной торговле?

Инвойс используется в следующих случаях:

• при декларировании товара на таможне;
• для расчётов между контрагентами;
• при подготовке транспортных и страховых документов;
• для подтверждения стоимости груза при спорных ситуациях;
• при оформлении банковских документов (например, при аккредитивной форме расчёта).

Это юридически значимый документ. Без инвойса невозможно провести таможенное оформление или закрыть поставку по бухучёту.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (proforma invoice) — это предварительный расчёт или оферта, который поставщик направляет покупателю до заключения договора. Документ носит информационный и предварительный характер, не является счётом-фактурой и не имеет юридической силы.

Он используется для:

• запроса авансового платежа;
• подачи заявки на валютный контроль или получение кредита;
• согласования условий поставки (цены, объёмы, сроки);
• оформления импортных разрешений.

Пример: российская компания запрашивает у турецкого поставщика расчёт — тот высылает проформа-инвойс с ценами и условиями. Оплата или отгрузка ещё не произошли.

Инвойс и проформа-инвойс: основные отличия

Ошибочно использовать проформу при таможенном оформлении — это приведёт к отказу в приёме декларации или к штрафам.

Как правильно оформить инвойс?

Инвойс составляется на английском языке (или на языке контракта) и включает следующие обязательные реквизиты:

• Номер и дата инвойса;
• Полные данные продавца и покупателя;
• Название, количество и цена товаров;
• Общая сумма поставки;
• Валюта сделки;
• Условия поставки (по Incoterms);
• Способ и срок оплаты;
• Подпись уполномоченного лица и печать (если предусмотрено).

Важно: документ должен быть точным, без расхождений с контрактом, упаковочным листом и данными в декларации.

Проформа — это предложение, инвойс — подтверждение сделки. Для корректной ВЭД-деятельности важно не путать эти документы и использовать каждый из них в нужное время. Major Customs поможет оформить любые внешнеэкономические документы грамотно и в соответствии с международными стандартами.